業務改革

業務の属人化解消と業務効率の向上に向けた支援

  • 支援企業概略

    業種:情報通信業
    従業員数:93名
    支援期間:2ヶ月(5回)

  • 支援コンサルタント

    中小企業の働き方改革推進や、人事総務業務における業務改善を全面的にサポート。人事総務部の『セカンドオピニオン』として活動するコンサルタント

状況

総務業務がすべて属人化しており、危機管理の面から不安がある状況。総務担当者の業務量が多いため負担が大きく、ITを活用するなどして業務の効率化を図りたい。

ゴール
設定

総務業務について、業務マニュアルを作成するなど属人化解消に向けた準備が整った状態。また、ITの活用により業務効率化が達成された状態。

支援
内容

・業務が属人化しているとどのようなリスクがあるのかについて解説し、業務マニュアル作成について助言。また、業務の棚卸しを行い、他部署に依頼すべき業務を洗い出すことを助言。
・改善すべき業務に優先順位をつけた上で、優先度の高い勤怠管理について、自動で管理できるクラウドサービスを紹介し、他社事例を交えながら活用方法を説明。

結果

業務マニュアルを作成し、属人化解消への準備を整えることができた。また、他部署と業務を分担し、総務担当者に集中していた負担を軽減することができた。
・クラウドサービスで勤怠を自動管理することで作業が簡素化し、業務効率を向上させることができた。
  • 今後に向けたコンサルタントアドバイス

    継続して業務効率を向上させるためには、業務改善・業務改革の必要性を経営陣に理解してもらう事が求められます。そのためには現状の課題をただ訴えるだけではなく、データに基づいた報告や、コスト面を含めて改革の意義を説明する事が必要です。まずはできるだけ簡単な事からスタートして成功事例を積み上げていき、説得力を高めていっていただければと思います。

  • 企業アンケート

    業務改善のノウハウをたくさん聞くことができ、大変参考になりました。いずれ後任者が出てきたときにも問題なく業務の引継ぎができるように、今後はさらに業務の分析をして効率化を進めたいと思います。改善が必要な業務がさらに出てきた際にはまた支援を希望したいです。